Usein kysytyt kysymykset

Tallennamme kaikki asiakkaiden tekemät muutokset erilliseen lokiin, josta muutoksia voidaan seurata. Sen lisäksi varmuuskopioimme tiedot

• kahden tunnin välein, varmuuskopioita säilytetään viikko
• kerran päivässä, varmuuskopioita säilytetään kuukausi
• ja kerran viikossa, jolloin varmuuskopioita säilyteään kaksi vuotta

Tottakai! Eepos tiimillä on pitkä kokemus tietojensiirroista eri järjestelmistä Eepokseen.  Siirtoa valmisteltaessa tulee huomioida muutama asia:

• Missä muodossa siirrettävä data on? Jos alkuperäisestä järjestelmästä saatava data on helposti käsiteltävässä muodossa (taulukot, tietokannat, muut valmiit rajapinnat) tai järjestelmässä on tarvittavat integraatiot valmiina, voi siirto mennä hyvinkin helposti. Jos taas siirto vaatii manuaalista työtä tai siirron räätälöintiä, voi siirto vaatia hieman enemmän aikaa.
• Mitä dataa halutaan tai on tarpeellista siirtää? Asiakkaan kannattaa etukäteen pohtia nykyisiä tietolähteitä, mitä tietoa olisi hyvä siirtää uuteen järjestelmään. Mitä tarkemmin siirrettävät tiedot on määritetty jo alussa, sitä helpompi meidän on varmistua siitä, että kaikki tarvittava siirtyy Eepokseen!
• Jos oppilastieto on sekaisin vanhassa järjestelmässä, se tulee olemaan sekaisin myös Eepoksessa.  Autamme asiakkaita tarkastelemaan edellisiä rekisterejä jo ennen siirtymistä. Tällöin tietoa voidaan siirrettäessä käsitellä parempaan muotoon tai tietoa ehditään siivoamaan alkuperäisessä järjestelmässä.

Tietojen siirto on vapaaehtoinen osa Eepoksen käyttöönottoa. Tehdystä työstä veloitetaan tarjouksen mukaisesti.

Jos olet kiinnostunut Eepos-oppilaitoshallinnasta, ota yhteyttä Eepoksen myynnin tiimiin. Kontaktin yhteydessä kerromme asiakkaalle aina käyttöönoton prosessista tarkemmin. Käyttöönotto vie tavallisesti 3-4 viikkoa, mutta sisältää oikeastaan vain muutaman toiminnallisen päivän. Yleisesti polku on tämä:

1. Asiakas ottaa yhteyttä ja sovimme ensimmäisen esittelyn (noin 30-60 minuuttia tai pidempään, jos kiinnostuksen kohteita on paljon!)
2. Jo esittelyn yhteydessä pyydämme asiakkaalta tarvittavia tietoja tarjousta ja käyttöönottoa varten. Tästä eteenpäin jatko on helpompaa, kun tausta ja asiakkaan lähtötilanne on hyvin tiedossa
3. Esittelyssä pohdimme yhdessä, vastaako Eepos asiakkaan tarpeeseen. Esittelemme Eepoksen toimintoja asiakkaan toiveiden mukaan
4. Mikäli yhteinen sävel löytyy ja asiakas kiinnostuu Eepoksesta, teemme tarjouksen, johon mietitään valmiiksi, miten Eepos saadaan käyttöön järkevällä aikataululla. Tarjouksessa olemme pohtineet jo yhdessä mahdolliset koulutustarpeet ja menetelmät (etänä, paikalla, itseopiskeluna)
5. Jos tarjous hyväksytään, allekirjoitamme palvelusopimuksen! Sen jälkeen teemme yhdessä aikataulun ja yhteisen sähköisen työtilan, jossa käyttöönoton vaiheet kirjataan ylös ja ajatuksia voidaan vaihtaa matkan varrella. Työtilaan tarkennetaan käyttöönottoon liittyviä yksityiskohtia, jotta ne ovat kaikille nähtävillä ja dokumentoituna.
6. Ensimmäisiä käyttöönoton vaiheita on tietojen siirto (jos se halutaan tehdä). Sovimme yhdessä, miten ja missä muodossa saamme tiedot edellisestä järjestelmästä ja kopioimme tiedot itsellemme. Tästä eteenpäin käsittelemme tietoja Eepokseen tavallisesti noin viikon verran.
7. Siirtoviikon jälkeen järjestämme pääkäyttäjille ensimmäisen koulutuksen, jossa käsitellään Eepoksen perustoimintoja ja tarkastellaan siirtynyttä tietoa. Seuraava koulutus mietitään tavallisesti muutaman viikon päähän ensimmäistä.
8. Opetushenkilöstö on hyvä kouluttaa hieman pääkäyttäjien jälkeen. Tällöin järjestelmä ollaan saatu useimmiten ”ajettua sisään” ja pääkäyttäjät ovat kartalla myös opettajien toiminnoista.
9. Käyttöönoton viimeisessä vaiheessa jaetaan tunnuksia oppilaille ja vanhemmille. Tässä vaiheessa henkilökunta on usein jo hyvin kartalla Eepoksen mahdollisuuksista ja pääsee jakamaan tietoa ja viestintää järjestelmän avulla.

Eepos voidaan ottaa käyttöön nopeallakin aikataululla, mutta aikataulu riippuu muutamista seikoista kuten

• Oppilastietojen siirto vanhasta järjestelmästä ja siirtotiedostojen tiedostomuoto (paljonko siirto vie työtä)
• Oppilaitoksen pääkäyttäjien lukumäärä ja koulutustarve (halutaanko koulutuksia, ovatko ne etänä vai otetaanko Eepos käyttöön omatoimisesti verkkokoulutusmateriaalin avulla)
• Oppilaitoksen omat aikataulut (onko kevätkiireet päällä, onko laskutus kesken)

Jos siirrettävää oppilastietoa ei ole, saadaan uusi Eepos asiakkaalle käyttöön välittömästi. Jos tietoja pitää siirtää, voi siirto viedä viikon tai kaksikin, että siirrettävä data saadaan ehjänä kokonaisuutena Eepokseen ja että datan oikeellisuus saadaan varmistettua uuden asiakkaan kanssa. Eepoksen henkilöstöllä on vankka kokemus eri järjestelmistä tuoduista siirtotiedostoista, joten tämän pidempään siirrot eivät vie.

Koulutukset voidaan järjestää työtilanteemme ja asiakkaan toiveiden yhteen sattuessa hyvinkin nopeasti. Jos Eepos otetaan käyttöön verkkokoulutus-mallilla voi asiakas aloittaa Eepoksen käytön ja opiskelun heti kun ympäristö on perustettu.

Jos käyttöönotto tehdään tavallisella mallilla, jossa siirrämme vanhat tiedot ja järjestämme koulutukset vie käyttöönotto kokonaisuudessaan 3-4 viikkoa.