Usein kysytyt kysymykset

Aktiiviset tietokannat toimivat suomalaisessa konesalissa. Varmuuskopioitu tieto salataan ja siirretään salattuna suojatulla yhteydellä säilytettäväksi Amazonin pilvialustalle Irlantiin.

Tallennamme kaikki asiakkaiden tekemät muutokset erilliseen lokiin, josta muutoksia voidaan seurata. Sen lisäksi varmuuskopioimme tiedot

• kahden tunnin välein, varmuuskopioita säilytetään viikko
• kerran päivässä, varmuuskopioita säilytetään kuukausi
• ja kerran viikossa, jolloin varmuuskopioita säilyteään kaksi vuotta

Ei.

Kyllä voi. Jos käytössä on Eepoksen sisäiset laskutuksen toiminnot, voi laskut lähettää asiakkaille paperisina tai sähköpostilla.

Kyllä voi. Tekstiviestejä voi lähettää erillistä maksua vastaan. Tekstiviesteistä laskutetaan käytön mukaan eikä toiminnallisuuden käytöstä veloiteta muuten erikseen. Jos lähetät, maksat siitä, mitä lähetät. Jos et lähetä tekstiviestejä, et maksa mitään ylimääräistä.

Kyllä voi. Kuukausimaksuun kuuluu rajaton määrä sähköpostien lähetystä.

Eepokseen voidaan rakentaa automaattisesti lukukausimaksut raksuttava hinnasto-taulukko, joka kykenee hinnoittelemaan yksittäisiä tai yhdisteltyjä opintotietoja. Lopulta laskujen lähetykseen liittyen, laskutusta voidaan toteuttaa usealla eri tavalla. Riippuen siitä, miten oppilaitoksesi taloushallinta ja laskutus on muuten hoidettu, voidaan laskujen lähetys joko integroida käytössä olevaan järjestelmään tai hoitaa koko laskutusprosessi reskontraa myöten Eepoksessa.

Eepos kykenee laskemaan lukukausimaksut, kuntamaksut, sisar- tai perhealennukset ja monipuoliset hintayhdistelmät automaattisesti. Lisäksi laskuja voidaan muokata manuaalisilla laskuriveillä.

Laskuja voidaan toimittaa useisiin eri järjestelmiin, joista löydät lisää tietoa Ominaisuudet-sivulta. Eepoksen kautta laskuja voi lähettää postitse, sähköpostitse ja pian myös maksulinkeillä.

Eepoksessa on tuki lukuisten taloushallinta- ja laskutusohjelmistojen integraatioille. Voit tarkistaa listan palveluista Ominaisuudet-sivulta. 

Eepos on integroitu palveluihin, joita voidaan hyödyntää etäopetuksessa. Näitä palveluja ovat Google Meet ja Microsoft Teams.

Toimintaperiaate Eepoksen etätunti-toiminnoissa on sama. Eepoksen opettajaportaalista joko ajastetaan myöhemmin pidettävä etäopetustunti tai käynnistetään se välittömästi. Tästä lähtee oppilaalle tai ryhmälle sähköpostitse tieto, jossa on myös linkki kyseiselle etäopetustunnille. Linkin avaamalla oppilaat pääsevät sisään käytössä olevan videopuhelupalvelun istuntoon.

Lisäksi Eepoksesta löytyy yksinkertaiset toiminnot uusien Google Classroom-työtilojen perustamiseen oppilaittain tai ryhmittäin.

Jos olet kirjautumassa oppilaana/huoltajana ja olet kadottanut salasanasi, etene seuraavalla tavalla:

• Mene oppilaitoksesi Eepoksen oppilasportaaliin (esimerkki.eepos.fi) ja valitse kohta ’Minulla on tunnukset’.
• Paina kohdasta ’Unohditko salasanasi?’.
• Anna käyttäjätunnuksesi ja paina ’Jatka’. Lähetämme sinulle ohjeet salasanan palautukseen.

Huom! Eepos ei voi lähettää ohjeita salasanan palautukseen ellet ole vahvistanut sähköpostiasi. Jos et ole vahvistanut osoitettasi, ole yhteydessä koulun toimistoon, josta saat uuden salasanan.

Hyvin turvallinen! Suhtaudumme oppilaitosten ja kaikkien käyttäjien tietoturvaan hyvin vakavasti ja teemme säännöllisesti toimenpiteitä varmistaaksemme maailmanluokan tietoturvatason.

Yhteydet palveluun on salattu SSL-yhteydellä. Arkaluontoiset tiedot sekä tunnukset ovat tallennettu tietokantoihin salatussa muodossa. Järjestelmään tehdyt muutokset tallennetaan lokitietoihin ja varmuuskopioimme järjestelmää automaattisesti kahden tunnin välein, päivittäin ja viikoittain.

Suoritamme Eepokselle säännöllisesti tietoturvallisuustestaamista, missä Eepoksen haavoittuvuudet ja ohjelmoinnin perusteet tutkitaan tarkkaan. Edellinen tietoturvallisuustestaus on suoritettu toukokuussa 2021.

Tietoturvatestauksen ohella haemme kansainvälistä ISO 27001 tietoturvasertifikaattia, mikä osoittaa, että kaikki tietoturvallisuuden, -suojan ja tiedonkäsittelyn vaatimat käytänteet on kansainvälisesti tunnistetulla tasolla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toiminnassamme on selkeät standardit ja protokollat,  ja otamme turvallisuuden huomioon kaikessa, mitä teemme.

Yleisimmät syyt Eepos-tunnuksien toimimattomuuteen ovat:

• Käyttäjätunnus tai salasana on kirjoitettu väärin. Salasanaa kirjoittaessa tulee muistaa, että isot kirjaimet kirjoitetaan isoina ja pienet pieninä, ja ettei ylimääräisiä välilyöntejä ole.
• Käyttäjä yrittää kirjautua väärään portaaliin. Eepoksessa on kolme portaalia; hallinnolle, opettajille ja oppilaille/huoltajille omansa. Jokaiselle portaalille on oma osoitteensa. Esimerkiksi hallinto käyttää kirjautumiseen osoitteen muotoa esimerkki.eepos.fi/admin, opettajat muotoa esimerkki.eepos.fi/teacher  ja oppilaat/huoltajat päätteetöntä muotoa esimerkki.eepos.fi.
• Kolmas syy kirjautumisen epäonnistumiseen on yritys kirjautua väärän oppilaitoksen Eepokseen. Tarkista, että käytät oikean oppilaitoksen Eepos-osoitetta, esimerkiksi esimerkki.eepos.fi.

Tottakai! Eepos tiimillä on pitkä kokemus tietojensiirroista eri järjestelmistä Eepokseen.  Siirtoa valmisteltaessa tulee huomioida muutama asia:

• Missä muodossa siirrettävä data on? Jos alkuperäisestä järjestelmästä saatava data on helposti käsiteltävässä muodossa (taulukot, tietokannat, muut valmiit rajapinnat) tai järjestelmässä on tarvittavat integraatiot valmiina, voi siirto mennä hyvinkin helposti. Jos taas siirto vaatii manuaalista työtä tai siirron räätälöintiä, voi siirto vaatia hieman enemmän aikaa.
• Mitä dataa halutaan tai on tarpeellista siirtää? Asiakkaan kannattaa etukäteen pohtia nykyisiä tietolähteitä, mitä tietoa olisi hyvä siirtää uuteen järjestelmään. Mitä tarkemmin siirrettävät tiedot on määritetty jo alussa, sitä helpompi meidän on varmistua siitä, että kaikki tarvittava siirtyy Eepokseen!
• Jos oppilastieto on sekaisin vanhassa järjestelmässä, se tulee olemaan sekaisin myös Eepoksessa.  Autamme asiakkaita tarkastelemaan edellisiä rekisterejä jo ennen siirtymistä. Tällöin tietoa voidaan siirrettäessä käsitellä parempaan muotoon tai tietoa ehditään siivoamaan alkuperäisessä järjestelmässä.

Tietojen siirto on vapaaehtoinen osa Eepoksen käyttöönottoa. Tehdystä työstä veloitetaan tarjouksen mukaisesti.

Jos olet kiinnostunut Eepos-oppilaitoshallinnasta, ota yhteyttä Eepoksen myynnin tiimiin. Kontaktin yhteydessä kerromme asiakkaalle aina käyttöönoton prosessista tarkemmin. Käyttöönotto vie tavallisesti 3-4 viikkoa, mutta sisältää oikeastaan vain muutaman toiminnallisen päivän. Yleisesti polku on tämä:

1. Asiakas ottaa yhteyttä ja sovimme ensimmäisen esittelyn (noin 30-60 minuuttia tai pidempään, jos kiinnostuksen kohteita on paljon!)
2. Jo esittelyn yhteydessä pyydämme asiakkaalta tarvittavia tietoja tarjousta ja käyttöönottoa varten. Tästä eteenpäin jatko on helpompaa, kun tausta ja asiakkaan lähtötilanne on hyvin tiedossa
3. Esittelyssä pohdimme yhdessä, vastaako Eepos asiakkaan tarpeeseen. Esittelemme Eepoksen toimintoja asiakkaan toiveiden mukaan
4. Mikäli yhteinen sävel löytyy ja asiakas kiinnostuu Eepoksesta, teemme tarjouksen, johon mietitään valmiiksi, miten Eepos saadaan käyttöön järkevällä aikataululla. Tarjouksessa olemme pohtineet jo yhdessä mahdolliset koulutustarpeet ja menetelmät (etänä, paikalla, itseopiskeluna)
5. Jos tarjous hyväksytään, allekirjoitamme palvelusopimuksen! Sen jälkeen teemme yhdessä aikataulun ja yhteisen sähköisen työtilan, jossa käyttöönoton vaiheet kirjataan ylös ja ajatuksia voidaan vaihtaa matkan varrella. Työtilaan tarkennetaan käyttöönottoon liittyviä yksityiskohtia, jotta ne ovat kaikille nähtävillä ja dokumentoituna.
6. Ensimmäisiä käyttöönoton vaiheita on tietojen siirto (jos se halutaan tehdä). Sovimme yhdessä, miten ja missä muodossa saamme tiedot edellisestä järjestelmästä ja kopioimme tiedot itsellemme. Tästä eteenpäin käsittelemme tietoja Eepokseen tavallisesti noin viikon verran.
7. Siirtoviikon jälkeen järjestämme pääkäyttäjille ensimmäisen koulutuksen, jossa käsitellään Eepoksen perustoimintoja ja tarkastellaan siirtynyttä tietoa. Seuraava koulutus mietitään tavallisesti muutaman viikon päähän ensimmäistä.
8. Opetushenkilöstö on hyvä kouluttaa hieman pääkäyttäjien jälkeen. Tällöin järjestelmä ollaan saatu useimmiten ”ajettua sisään” ja pääkäyttäjät ovat kartalla myös opettajien toiminnoista.
9. Käyttöönoton viimeisessä vaiheessa jaetaan tunnuksia oppilaille ja vanhemmille. Tässä vaiheessa henkilökunta on usein jo hyvin kartalla Eepoksen mahdollisuuksista ja pääsee jakamaan tietoa ja viestintää järjestelmän avulla.

Oppilaan ja vanhemman portaalissa esiintyvä kissa pyörähtää näytölle aina kun järjestelmä lataa toimintoa tai seuraavaa sivua. Jos kissa jää pyörimään pitkäksi aikaa, voi se johtua yllättävästä teknisestä ongelmasta tai ongelmasta internetyhteydessä.

Jos olit lähettämässä ilmoittautumislomaketta, kun kissä jäi pyörimään, tarkista tuliko ilmoittautumisen vahvistus sähköpostiisi. Jos sait vahvistuksen, kaikki hyvin – ilmoittautumisesi meni läpi. Voit sulkea kissan pois pyörimästä!

Eepos voidaan ottaa käyttöön nopeallakin aikataululla, mutta aikataulu riippuu muutamista seikoista kuten

• Oppilastietojen siirto vanhasta järjestelmästä ja siirtotiedostojen tiedostomuoto (paljonko siirto vie työtä)
• Oppilaitoksen pääkäyttäjien lukumäärä ja koulutustarve (halutaanko koulutuksia, ovatko ne etänä vai otetaanko Eepos käyttöön omatoimisesti verkkokoulutusmateriaalin avulla)
• Oppilaitoksen omat aikataulut (onko kevätkiireet päällä, onko laskutus kesken)

Jos siirrettävää oppilastietoa ei ole, saadaan uusi Eepos asiakkaalle käyttöön välittömästi. Jos tietoja pitää siirtää, voi siirto viedä viikon tai kaksikin, että siirrettävä data saadaan ehjänä kokonaisuutena Eepokseen ja että datan oikeellisuus saadaan varmistettua uuden asiakkaan kanssa. Eepoksen henkilöstöllä on vankka kokemus eri järjestelmistä tuoduista siirtotiedostoista, joten tämän pidempään siirrot eivät vie.

Koulutukset voidaan järjestää työtilanteemme ja asiakkaan toiveiden yhteen sattuessa hyvinkin nopeasti. Jos Eepos otetaan käyttöön verkkokoulutus-mallilla voi asiakas aloittaa Eepoksen käytön ja opiskelun heti kun ympäristö on perustettu.

Jos käyttöönotto tehdään tavallisella mallilla, jossa siirrämme vanhat tiedot ja järjestämme koulutukset vie käyttöönotto kokonaisuudessaan 3-4 viikkoa.