Päivitetty: 18.9.2026
1. Rekisterinpitäjä
Oksidia Oy, y-tunnus 2452164-4 (jäljempänä rekisterinpitäjä) Viipurintie 4 13200 Hämeenlinna puh. 050 565 9403 sähköposti: info@oksidia.fi
2. Rekisterin nimi
Oksidia Oy:n sidosryhmärekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen. Yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyön toteuttamiseen, ylläpitoon, hallinnointiin ja kehittämiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
Asiakassuhteeseen liittyvä henkilötietojen käsittely, mukaan lukien asiakkaiden henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin, on kuvattu asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää kokonaan tai osittain seuraavat tietoryhmät: etunimi, sukunimi, yrityksen tai organisaation nimi, tehtävänimike tai rooli, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä muut henkilön vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot.
5. Tietolähteet
Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään, hänen edustamaltaan organisaatiolta tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, erityisesti kyseisten organisaatioiden verkkosivuilta.
Jos henkilötiedot on kerätty julkisesta lähteestä eikä henkilöltä itseltään, kerromme tästä henkilölle ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja annamme linkin tähän tietosuojaselosteeseen.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän käyttämille henkilötietojen käsittelijöille salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus henkilötietojen saantiin.
Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelijöitä, jotka sijaitsevat Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, muun muassa sähköpostimarkkinoinnin ja työnhallinnan palveluiden tarjoajia. Henkilötietoja siirretään siten ETA:n ulkopuolelle osana rekisterinpitäjän tavanomaista toimintaa. Siirrot tehdään Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden tai muun tietosuojalainsäädännön salliman siirtomekanismin perusteella. Rekisterinpitäjä toimittaa jäljennöksen käytetyistä suojatoimista rekisteröidyn pyynnöstä kohdan 10 mukaisesti.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen niitä käyttötarkoituksia varten, joita varten tiedot on kerätty.
Rekisterinpitäjä tarkistaa rekisterin vuosittain. Sellaisen henkilön tiedot, johon ei ole oltu yhteydessä kolmeen vuoteen, poistetaan tai anonymisoidaan. Kolmen vuoden määräaika lasketaan viimeisimmästä merkityksellisestä yhteydenpidosta – kuten sähköpostikirjeenvaihdosta, tapaamisesta, sopimuksesta tai tukikeskustelusta – eikä tiedon tallentamisajankohdasta.
Voimassa olevaan sopimukseen tai käynnissä olevaan yhteistyösuhteeseen liittyvän henkilön tiedot säilytetään suhteen keston ajan edellä sanotusta riippumatta.
Jos henkilö on pyytänyt, ettei hänelle lähetetä rekisterinpitäjän viestintää, hänen yhteystietonsa säilytetään tämän pyynnön noudattamiseksi ja sen varmistamiseksi, ettei häneen oteta uudelleen yhteyttä.
Henkilötiedot poistetaan rekisteristä tai anonymisoidaan heti, kun niiden käsittelylle ei ole enää tarvetta eikä käsittelyperustetta, eikä säilyttäminen ole enää tarpeen lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
9. Rekisterin suojaus
Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein.
Rekisterinpitäjä ylläpitää ISO 27001:2022 -standardin mukaisesti sertifioitua tietoturvallisuuden hallintajärjestelmää, jota arvioidaan säännöllisesti sisäisesti ja auditoidaan määräajoin ulkoisesti.
Pääsy rekisteriin on rajattu niihin Oksidian henkilöihin, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Pääsy tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla, jotka on suojattu monivaiheisella tunnistautumisella. Käyttöoikeudet tarkistetaan kaksi kertaa vuodessa. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia ja suorittavat vuosittain tietoturvakoulutuksen.
Kolmansien osapuolten palvelut, joita käytetään henkilötietojen käsittelyyn, arvioidaan dokumentoidussa tietoturva-arvioinnissa ennen käyttöönottoa. Epäillyt tietoturvapoikkeamat käsitellään dokumentoidun poikkeamanhallintaprosessin mukaisesti Oksidian tietoturvaryhmän valvonnassa.
10. Yhteyshenkilö
Tuomas Oksanen, toimitusjohtaja puh. 050 565 9403 tuomas@oksidia.fi
Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yllä mainittuun henkilöön kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Jäljempänä kuvattuja oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä sähköpostitse tai postitse kohdassa 10 mainitulle yhteyshenkilölle. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön toteuttamista. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme pidentää määräaikaa ja ilmoitamme siitä rekisteröidylle.
Oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi silloin, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Jos henkilö ei halua enää vastaanottaa rekisterinpitäjän viestintää, hän voi ilmoittaa siitä milloin tahansa joko viesteissämme olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä kohdassa 10 mainittuun henkilöön.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada nämä tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/. Rekisteröity voi tehdä valituksen myös sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa hän asuu tai työskentelee.