Tietosuojaseloste – Oksidia Oy asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste – Oksidia Oy asiakasterkisteri

Viimeksi päivitetty 18.9.2026

Henkilörekisterin nimi

Oksidia Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Oksidia Oy – y-tunnus: 2452164-4 Viipurintie 4, 13200 Hämeenlinna 050 565 9403 Sähköposti: info@oksidia.fi Yhteyshenkilö: Tuomas Oksanen, tuomas@oksidia.fi

Tietojenkäsittelystä

Noudatamme meihin sovellettavia lakeja, emmekä käsittele asiakkaidemme tai heidän asiakkaidensa henkilötietoja ilman tietosuojalainsäädännön mukaista oikeusperustetta. Käsittelemme vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi, laadukkaiden palveluiden tarjoamiseksi tai toimintamme kehittämiseksi, mukaan lukien informoimme sinua uusista tuotteista ja ominaisuuksista palvelussa.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu Oksidian tarjoamien palveluiden asiakkaiden (”asiakas”, ”asiakkaat”) henkilötietojen käsittelyyn, ja siinä kuvataan keskeiset Oksidian henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet ja tarkoitukset. Asiakkaat voivat olla yrityksiä tai asiakasyritysten edustajia. Tuotteemme ja palvelumme voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoille tai palveluihin. Näihin sivustoihin ja palveluihin soveltuvat niiden omat tietosuojakäytännöt. Oksidia ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niiden toiminnassa tapahtuvasta tietojenkäsittelystä. Suosittelemme kiinnittämään huomiota kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin ja niiden muutoksiin.

Tietolähteet

Oksidia saa käsittelemänsä tiedot säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään rekisteröitymisen, tilauksen, tarjouksen tai palveluiden käyttöönoton yhteydessä.

1. Oksidia tallentaa käyttäjästä ne tiedot, jotka hän itse ilmoittaa rekisteröityessään, palveluita tilatessaan, tarjouspyyntöä esittäessään tai palveluiden käyttöönoton yhteydessä. Tällaisina tietoina käsitetään tavallisesti esimerkiksi yritystä koskevia tietoja, yrityksen yhteyshenkilön nimeä sekä yhteystietoja kuten sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa.
2. Käyttääkseen palvelua asiakkaan on annettava tarpeelliset henkilötiedot asiakas- ja laskutussuhteen hoitamiseksi sekä yleistä yhteydenpitoa varten. Asiakkaan ja käyttäjän vastuulla on huolehtia siitä, että vain tarpeellisia arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään asiakkaan omissa rekistereissä, kun palvelua käytetään, ja että tietojen käsittelyyn on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeusperuste. Oksidia käsittelee näitä tietoja ainoastaan henkilötietojen käsittelijänä käyttäjän puolesta erilliseen pyyntöön perustuen.
3. Julkisesti saatavilla olevat tiedot, kuten organisaatioiden verkkosivut ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ).

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Käsittelemme tietoja palvelun tarjoamiseksi. Tämä henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan ja Oksidian väliseen sopimukseen ja asiakassuhteeseen. Henkilötietoja kerätään asiakkaan rekisteröityessä, palveluita tilatessaan, tarjouspyyntöä esittäessään tai palveluiden käyttöönoton yhteydessä.
2. Oksidian asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää asiakassuhteen ja yhteydenottojen hoitamiseen sekä markkinointitarkoituksiin. Tältä osin käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, jonka tarkoituksena on tarjota sinulle olennaista tietoa osana palvelua ja markkinoida palveluamme.
3. Tavoitteenamme on laadukkaan palvelun tarjoaminen. Näin ollen tietoja voidaan käyttää myös markkinoiden, käyttäjien ja palveluiden analysointiin palveluiden laadun kehittämiseksi ja parantamiseksi. Tämä tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kasvaa ja kehittyä.

Emme käytä laskuihin sisältyviä henkilötietoja suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

1. Oksidia voi käyttää alihankkijoita palveluiden tarjoamiseen. Luotetut palveluntarjoajamme toimivat meidän puolestamme ja lukuumme, eikä heillä ole itsenäistä oikeutta käyttää henkilötietoja. Pidämme huolta siitä, että alihankkijamme käyttävät henkilötietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti. Alihankkijoillemme on asetettu asianmukaiset tietoturva- ja salassapitovelvollisuudet.
2. Voimme luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön vaatiessa, kuten toimivaltaisten viranomaisten pyyntöjen noudattamiseksi.
3. Kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai asiakkaidemme turvaamiseksi.

Sisältö

Rekisterissä olevat tiedot sisältävät:

• organisaatioiden viralliset nimet
• y-tunnukset
• posti- ja laskutusosoitteet
• laskutustiedot
• sopimukset
• organisaatioiden yhteyshenkilöiden etunimen, sukunimen, sähköpostiosoitteen ja roolin

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA:n ulkopuolelle

Oksidia voi käyttää toiminnassaan alihankkijoita. Henkilötietoja voidaan siirtää tarpeellisessa määrin palveluiden tarjoamiseksi EU/ETA:n ulkopuolelle. Siinä tapauksessa käytämme hyväksyttyjä vakiintuneita mekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, jotka mahdollistavat henkilötietojen siirron alihankkijoillemme kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen poistamme tiedot, paitsi jos olemme lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan velvollisia säilyttämään tiedot. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Henkilötietojen käsittelystämme merkittävä osa suoritetaan käyttäjien puolesta ja heidän ohjeidensa mukaisesti, joten noudatamme heidän ohjeitaan tietojen säilyttämisestä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Tietoturva

Oksidia on toteuttanut tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Pääsy sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on rajattu Oksidian sisällä käyttöoikeuksin salasanalla suojattuna, ja tiedot on suojattu asianmukaisin tietoturvamenetelmin. Laitteiden ja ympäristöjen fyysisestä ja teknisestä turvallisuudesta huolehditaan asianmukaisesti.

Oksidia ylläpitää ISO 27001:2022 -standardin mukaisesti sertifioitua tietoturvallisuuden hallintajärjestelmää, jota arvioidaan säännöllisesti sisäisesti ja auditoidaan määräajoin ulkoisesti.

Pääsy rekisteriin on rajattu niihin Oksidian henkilöihin, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Pääsy tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla, jotka on suojattu monivaiheisella tunnistautumisella. Käyttöoikeudet tarkistetaan kaksi kertaa vuodessa. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia ja suorittavat vuosittain tietoturvakoulutuksen.

Kolmansien osapuolten palvelut, joita käytetään henkilötietojen käsittelyyn, arvioidaan dokumentoidussa tietoturva-arvioinnissa ennen käyttöönottoa. Epäillyt tietoturvapoikkeamat käsitellään dokumentoidun poikkeamanhallintaprosessin mukaisesti Oksidian tietoturvaryhmän valvonnassa.

Evästeet

Evästeet ovat tiedostoja, joita käyttäjän laite vastaanottaa ja lähettää, kun asiakas käyttää Oksidian palveluita. Oksidia voi käyttää evästeitä ja evästeiden kaltaisia menetelmiä palveluiden toiminnallisuuden tarjoamiseksi sekä niiden laadun kehittämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö selaimen asetuksia muuttamalla. Tämä saattaa kuitenkin vaikuttaa palveluiden käyttökokemukseen.

Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen laatu

Tässä kuvattuja oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä sähköpostitse tai postitse tässä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön toteuttamista. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme pidentää määräaikaa ja ilmoitamme siitä.

Käyttäjillä on oikeus kieltää Oksidiaa käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Käyttäjällä on oikeus siirtää itseään koskevat tiedot järjestelmästä toiseen, eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa tallennetut häntä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä jäljennös. Tarkastuspyynnössä tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat.

Jos asiakas katsoo, että lakisääteisiä oikeuksia on rikottu, asiakas voi tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/.

Oksidia pyrkii omien mahdollisuuksiensa mukaan huolehtimaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Oksidia oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Asiakas on kuitenkin itse vastuussa itse antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Asiakkaan vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia. Tietojensa korjaamiseksi asiakkaan suositellaan ottavan yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Oksidia voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Oksidia suosittelee, että käyttäjät käyvät katsomassa tätä tietosuojaselostetta säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista. Tietosuojaselosteemme sisältää aina viimeisen päivämäärän, jolloin selostetta on päivitetty, jotta voit seurata muutoksia.